Factuur maken

Met inqonto snel en eenvoudig online factureren: Je bent aan de slag gegaan of hebt een opdracht afgerond en nu ga je de werkzaamheden in rekening brengen. Daarvoor wil je een factuur opstellen. Waar moet je aan denken bij het opstellen van een factuur?

Aan welke eisen moet een factuur voldoen?

De belastingdienst heeft een aantal eisen vastgesteld waaraan een factuur moet voldoen. Deze eisen zijn niet alleen belangrijk voor je eigen administratie maar ook voor je opdrachtgever. Jouw factuur komt tenslotte ook in de administratie van je opdrachtgever.

Op een factuur moeten altijd de volgende gegevens worden vermeld: 

- Je volledige naam of die van je bedrijf en het vestigingsadres (niet alleen een postbusnummer)
- De volledig naam en adres van je opdrachtgever
- Je btw-nummer en KvK-nummer
- de verzenddatum van de factuur
- een uniek volgnummer: het factuurnummer
- een omschrijving van de werkzaamheden die je hebt uitgevoerd
- het aantal geleverde diensten, bijvoorbeeld de gewerkte uren
- de datum of periode wanneer je de werkzaamheden hebt uitgevoerd
- de eenheidsprijs als dit van toepassing is, bijvoorbeeld je uurtarief
- het bedrag dat je in rekening brengt exclusief btw
- het btw-tarief dat je in rekening brengt
- het btw-bedrag gespecificeerd naar btw tarieven
- het totaalbedrag

Naast deze verplichte onderdelen wil je ook de volgende onderdelen op je factuur vermelden:  

- de termijn waarbinnen je graag betaald wilt worden
- een duidelijk zichtbaar logo van je bedrijf

Stuur je factuur op tijd

Een factuur dien je uiterlijk te versturen voor de 15e van de maand ná de maand waarin je je werkzaamheden hebt verricht. Heb je in mei werkzaamheden verricht dan verstuur je de factuur hiervoor uiterlijk voor 15 juni.

Als je meerdere afzonderlijke werkzaamheden hebt geleverd dan kun je deze op 1 factuur zetten. Voorwaarde is dan wel dat de periode waarover je factureert, niet langer is dan een kalendermaand.

Voor abonnementen mag je een periode van maximaal een jaar hanteren. Gebruikelijk is dat je na afloop van iedere maand een factuur stuurt. Dit is ook makkelijker voor jet btw aangifte later.

Een factuur opstellen

Voor het opstellen van een factuur kun je Word of Excel gebruiken. Er zijn op Internet genoeg voorbeelden te vinden van templates die je kunt gebruiken. Maar houd ook rekening met het volgende:

Je factuur mag niet manipuleerbaar zijn: Als je een factuur in Word of Excel via de mail verstuurt kan iedereen deze aanpassen. Je zult je factuur dus eerst naar een pdf bestand moeten omzetten voordat je hem kunt mailen of afdrukken en per post versturen.

Je administratie en facturen moeten 7 jaar bewaard blijven. Zorg ervoor dat je je facturen dus ook bewaard in een map en een back up hebt van je bestanden voor het geval je computer het begeeft.

Met het versturen van een factuur ben je er helaas niet altijd. Zeker als je regelmatig facturen verstuurt wil je bijhouden welke facturen al zijn betaald en wanneer je bijvoorbeeld een herinnering moet versturen. Beheer en inzicht in je factuurstatus is dus belangrijk.

Wanneer je btw aangifte moet doen heb je de gegevens van je facturen nodig om op te kunnen geven hoeveel omzet je hebt gehad en hoeveel btw je in rekening hebt gebracht. Als je je facturen allemaal apart in Word of Excel hebt gemaakt kost het je dubbel werk en veel extra tijd om ze allemaal in een overzicht te zetten voor je btw aangifte.

Online factuur versturen

Er zijn dus nogal wat zaken die belangrijk zijn bij het maken van een factuur. Om je hierin te voorzien biedt inqonto je de mogelijkheid voor online factureren. Online factureren met inqonto biedt je veel voordelen:

- een professionele factuur template: klik hier om een voorbeeld te zien
- je facturen voldoen aan de eisen van de belastingdienst
- je kunt je facturen direct online als pdf bijlage per email versturen
- je kunt alle factuurstatussen bijhouden
- makkelijk of zelfs automatisch herinneringen versturen als de betalingstermijn is verlopen
- met online factuurbeheer altijd actueel inzicht in openstaande en betaalde facturen
- al je facturen bij elkaar op een veilige plaats via Internet binnen je account beschikbaar
- in een handomdraai een overzicht voor je btw aangifte maken

Daarnaast biedt inqonto je nog veel meer voordelen voor je administratie. Ontdek het op deze website en ervaar het gemak van inqonto door een account aan te maken. Je hebt een 30 dagen gratis proefperiode om het uit te proberen. Online factureren met inqonto bespaart je veel tijd en levert je veel gemak.